"Клиенты - наш главный приоритет!"

Персонал для офиса

⚫

Секретарь на реcепшен

Слово «reception» в переводе с английского языка означает приём (в том числе приём гостей), получение, принятие.
Таким образом, «секретарь на реcепшен» - это «секретарь на приеме, получении. Имеется в виду приём телефонных звонков, документов и посетителей компании.
Секретарь подчиняется непосредственно руководителю АХО( административно-хозяйственному отделу).
На должность секретаря на реcепшен назначается лицо, имеющее среднее общее образование.
Кандидат проходит профессиональное обучение в компании. Оно индивидуально для каждой организации. Но есть основные функции и задачи, которым в обязательном порядке должны быть обучены кандидаты, претендующие на должность секретаря на рецепшн:

  • устанавливать контакт с собеседником, поддерживать и развивать деловую беседу при встрече посетителей и в процессе телефонных переговоров;
  • поддерживать положительный имидж компании у посетителей, партнёров и клиентов;
  • использовать установленные правила и процедуры коммуникации для передачи поручений руководителя и сотрудников компании;
  • осуществлять деловую переписку в соответствии с установленными правилами
  • вести регистрацию звонков и посетителей
  • уметь работать в Microsoft Office, других программах, оргтехникой
  • подготавливать конференц-залы
  • Пользоваться поисковыми системами и информационными ресурсами для заказов авиа-,железнодорожных и иных проездных документов и билетов

Основные обязанности:

встреча посетителей;
  • прием и перераспределение телефонных звонков;
  • прием, регистрация и распределение корреспонденции;
  • ведение делопроизводства, подготовка и отправка документов;
  • помощь в организации совещаний, переговоров (подготовка переговорных помещений и обеспечение их необходимыми материалами);
  • выполнение поручений руководства;
  • оформление и ведение архива;
  • прием и оформление заявок от сотрудников на заказ пропусков, на обеспечение канцтоварами и т.д.;
  • организация деловых поездок сотрудников (заказ билетов, бронирование гостиниц и т.д.);
  • координация работы водителей и курьеров


Личный секретарь руководителя


Работа секретаря, помощника руководителя связана не только с созданием, обработкой и оформлением документов, но и с общением на разных уровнях.
Существует несколько качеств секретаря без которых он не построит карьеру:

  • аккуратность. Именно это качество высоко оценивают руководители. Аккуратное отношение к деловой документации- залог, что никакие документы не исчезнут и не потеряются в ходе работы. Аккуратный работник содержит своё рабочее место в идеальном порядке. Этот создаёт о нем положительное впечатление и говорит о его профессионализме;

  • Ответственность и организованнность. Именно эти качества помогают секретарю выполнять многие рабочие обязанности, например, организовывать деловые встречи, совещания, заседания, конференции, подготавливать различные мероприятия. Ответственный сотрудник ведёт записи своих дел, поручений, не забывая их выполнять. Он также контролирует расписание руководителя, напоминая ему о предстоящих встречах и переговорах.
  • Лидерские качества. Их наличие делает секретаря отличным организатором, помогает при подготовки;

  • Трудолюбие и усидчивость. Эти качества помогают успешно справляться с большим объёмом документов. Работа с документами бывает очень нудной и долгой, следовательно, требуется немало усидчивости, чтобы справляться с ежедневными обязанностями. А трудолюбие поможет не возненавидеть свою работу;

  • Проактивность. Влиять на обстоятельства, которые Вы можете изменить. Проактивный помощник проявляет инициативу. Он просчитывает на шаг вперёд, готовит запасные варианты, уточняет дополнительную информацию и детали, задаёт вопросы, принимает решения;

  • Доброжелательность. Каждый секретарь по долгу своей службы общается с огромным количеством различных людей. Это могут быть коллеги, клиенты компании, партнёры и тд. При этом неважно, происходит общение по телефону или вживую,- секретарь всегда должен быть доброжелателем и приветлив. Это не только положительно сказывается на ходе большинства бесед, но и создаёт хорошее впечатление о всей компании в целом;

  • Многозадачность. Это качество позволяет выполнять большое количество различных поручений без траты времени на переключение внимания. Это очень важно, потому что секретаря от работы с документами в любой момент может отвлечь телефонный звонок или посетитель в приёмной. Многозадачность позволит в данном случае отвлечься и потом легко вернуться к работе.

Основные обязанности:

  • планирование рабочего дня руководителя;
  • ведение делопроизводства, координирование потоков входящей/исходящей документации, протоколирование совещаний;
  • подготовка и редактирование подготовленных проектов документов и передача на подпись руководителю;
  • контроль за исполнением поручений;
  • координация встреч и переговоров;
  • обеспечение коммуникации между работниками и руководителем;
  • travel-поддержка: организация деловых поездок, командировок (заказ билетов, бронирование гостиниц, визовая поддержка).


ОФИС-МЕНЕДЖЕР

Офис-менеджер - управленец, руководящий всем хозяйством офиса. В его ведении все процессы, связанные с функционированием организации. В зависимости от величины компании и принятых там моделей управления и делопроизводства, обязанности офис-менеджера могут быть разными.

Какие личные качества помогают офис-менеджеру успешно выполнять свои должностные обязанности? Это организаторские способности, самостоятельность в принятии решений, умение распределять обязанности между персоналом, коммуникабельность терпеливость, пунктуальность, добросовестность, презентабельный внешний вид.
В подчинении у офис-менеджера секретари рецепшен, курьеры, уборщики, офисные водители и другие.
Для профессионального выполнения своей работы офис-менеджер должен обладать следующими необходимыми знаниями:

  • Знать порядок заключения и расторжения договоров;
  • Владеть основами оформления офисной документации;
  • Знать основы бухгалтерского учета, всех основных компьютерных программ, необходимых для работы в офисе (Программное обеспечение MS Office: MS Word, MS EXCEL, MS PowerPoint, Базы данных), а также принципы работы с электронной почтой и факсом;
  • Являться уверенным пользователем персонального компьютера и интернета;
  • Обладать навыками скоростного набора текста;
  • Уместно использовать нормы делового протокола и этикета;
  • Следовать нормам охраны труда, правилам противопожарной безопасности, санитарным стандартам;
  • Обладать знаниями по подбору и управлению персоналом;
  • Использовать основы психологии и профессиональной этики при работе с персоналом;
  • Знать правила пользования и эксплуатации офисной оргтехники;
  • Применять мотивирующие приемы методы при взаимодействии с сотрудниками офиса;
  • Иметь представление о методах планирования в разработке офисной деятельности;
  • Уметь быстро принимать решения в критических ситуациях и быть способным нести всецелую ответственность за результаты принятых решений
Офис-менеджеры работают и в маленьких офисах, и в международных организациях. Функционал этого специалиста сильно разнится в зависимости от компании. Но все организации объединяет одно - желание заполучить в свой штат профессионального и эффективного работника.



Основные обязанности:

  • Руководит работниками офиса: распределяет обязанности между ними;
  • Организует работу секретарей на телефоне (телефонных операторов);
  • Организует приём и рассылку деловой корреспонденции.
  • Организует работу по инвентаризации хозяйства офиса
  • Разрабатывает и составляет графики проведения профилактических и текущих ремонтов оборудования, периодических закупок расходных материалов, а также порядок утилизации и списания оборудования, выработавших свой ресурс.
  • Организует использование в работе офисной техники: осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, офисных коммуникаций.
  • Проверяет наличие канцтоваров и расходных материалов.
  • Определяет порядок получения товарно-материальных ценностей, организует платежи за их поставку, оформляет доверенности.

  • Обеспечивает взаимодействие офиса с другими структурными подразделениями предприятия.
  • Организует совместно со службой безопасности проведение работ по планированию и внедрению мероприятий по поддержанию внутриофисного режима и информационной безопасности




Личный секретарь руководителя

Работа секретаря, помощника руководителя связана не только с созданием, обработкой и оформлением документов, но и с общением на разных уровнях.
Существует несколько качеств секретаря без которых он не построит карьеру:
  • аккуратность. Именно это качество высоко оценивают руководители. Аккуратное отношение к деловой документации- залог, что никакие документы не исчезнут и не потеряются в ходе работы. Аккуратный работник содержит своё рабочее место в идеальном порядке. Этот создаёт о нем положительное впечатление и говорит о его профессионализме;
  • Ответственность и организованнность. Именно эти качества помогают секретарю выполнять многие рабочие обязанности, например, организовывать деловые встречи, совещания, заседания, конференции, подготавливать различные мероприятия. Ответственный сотрудник ведёт записи своих дел, поручений, не забывая их выполнять. Он также контролирует расписание руководителя, напоминая ему о предстоящих встречах и переговорах.
  • Лидерские качества. Их наличие делает секретаря отличным организатором, помогает при подготовки;
  • Трудолюбие и усидчивость. Эти качества помогают успешно справляться с большим объёмом документов. Работа с документами бывает очень нудной и долгой, следовательно, требуется немало усидчивости, чтобы справляться с ежедневными обязанностями. А трудолюбие поможет не возненавидеть свою работу;
  • Проактивность. Влиять на обстоятельства, которые Вы можете изменить. Проактивный помощник проявляет инициативу. Он просчитывает на шаг вперёд, готовит запасные варианты, уточняет дополнительную информацию и детали, задаёт вопросы, принимает решения;
  • Доброжелательность. Каждый секретарь по долгу своей службы общается с огромным количеством различных людей. Это могут быть коллеги, клиенты компании, партнёры и тд. При этом неважно, происходит общение по телефону или вживую,- секретарь всегда должен быть доброжелателем и приветлив. Это не только положительно сказывается на ходе большинства бесед, но и создаёт хорошее впечатление о всей компании в целом;
  • Многозадачность. Это качество позволяет выполнять большое количество различных поручений без траты времени на переключение внимания. Это очень важно, потому что секретаря от работы с документами в любой момент может отвлечь телефонный звонок или посетитель в приёмной. Многозадачность позволит в данном случае отвлечься и потом легко вернуться к работе.


ОФИС-МЕНЕДЖЕР

Офис-менеджер - управленец, руководящий всем хозяйством офиса. В его ведении все процессы, связанные с функционированием организации. В зависимости от величины компании и принятых там моделей управления и делопроизводства, обязанности офис-менеджера могут быть разными.

Какие личные качества помогают офис-менеджеру успешно выполнять свои должностные обязанности? Это организаторские способности, самостоятельность в принятии решений, умение распределять обязанности между персоналом, коммуникабельность терпеливость, пунктуальность, добросовестность, презентабельный внешний вид.
В подчинении у офис-менеджера секретари рецепшен, курьеры, уборщики, офисные водители и другие.
Для профессионального выполнения своей работы офис-менеджер должен обладать следующими необходимыми знаниями
  • Знать порядок заключения и расторжения договоров;
  • Владеть основами оформления офисной документации;
  • Знать основы бухгалтерского учета, всех основных компьютерных программ, необходимых для работы в офисе (Программное обеспечение MS Office: MS Word, MS EXCEL, MS PowerPoint, Базы данных), а также принципы работы с электронной почтой и факсом;
  • Являться уверенным пользователем персонального компьютера и интернета;
  • Обладать навыками скоростного набора текста;
  • Уместно использовать нормы делового протокола и этикета;
  • Следовать нормам охраны труда, правилам противопожарной безопасности, санитарным стандартам;
  • Обладать знаниями по подбору и управлению персоналом;
  • Использовать основы психологии и профессиональной этики при работе с персоналом;
  • Знать правила пользования и эксплуатации офисной оргтехники;
  • Применять мотивирующие приемы методы при взаимодействии с сотрудниками офиса;
  • Иметь представление о методах планирования в разработке офисной деятельности;
  • Уметь быстро принимать решения в критических ситуациях и быть способным нести всецелую ответственность за результаты принятых решений
Офис-менеджеры работают и в маленьких офисах, и в международных организациях. Функционал этого специалиста сильно разнится в зависимости от компании. Но все организации объединяет одно - желание заполучить в свой штат профессионального и эффективного работникарм










Личный секретарь руководителя:

Основные обязанности:
  • планирование рабочего дня руководителя;
  • ведение делопроизводства, координирование потоков входящей/исходящей документации, протоколирование совещаний;
  • подготовка и редактирование подготовленных проектов документов и передача на подпись руководителю;
  • контроль за исполнением поручений;
  • координация встреч и переговоров;
  • обеспечение коммуникации между работниками и руководителем;
  • travel-поддержка: организация деловых поездок, командировок (заказ билетов, бронирование гостиниц, визовая поддержка).



Секретарь на рецепшен

Основные обязанности:

  • встреча посетителей;
  • прием и перераспределение телефонных звонков;
  • прием, регистрация и распределение корреспонденции;
  • ведение делопроизводства, подготовка и отправка документов;
  • помощь в организации совещаний, переговоров (подготовка переговорных помещений и обеспечение их необходимыми материалами);
  • выполнение поручений руководства;
  • оформление и ведение архива;
  • прием и оформление заявок от сотрудников на заказ пропусков, на обеспечение канцтоварами и т.д.;
  • организация деловых поездок сотрудников (заказ билетов, бронирование гостиниц и т.д.);
  • координация работы водителей и курьеров.


Офис-менеджер

Основные обязанности:

  • Руководит работниками офиса: распределяет обязанности между ними;
  • Организует работу секретарей на телефоне (телефонных операторов);
  • Организует приём и рассылку деловой корреспонденции.
  • Организует работу по инвентаризации хозяйства офиса
  • Разрабатывает и составляет графики проведения профилактических и текущих ремонтов оборудования, периодических закупок расходных материалов, а также порядок утилизации и списания оборудования, выработавших свой ресурс.
  • Организует использование в работе офисной техники: осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, офисных коммуникаций.
  • Проверяет наличие канцтоваров и расходных материалов.
  • Определяет порядок получения товарно-материальных ценностей, организует платежи за их поставку, оформляет доверенности.

  • Обеспечивает взаимодействие офиса с другими структурными подразделениями предприятия.
  • Организует совместно со службой безопасности проведение работ по планированию и внедрению мероприятий по поддержанию внутриофисного режима и информационной безопасности